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先日、行政書士として仕事をしました。
内容については先方にご了承いただいておりませんので詳細は伏せますが、ある手続きについて教えるという相談です。
調べて得た知識を分かりやすくお伝えしたわけですが、結果的な大変喜んでいただけまして「本当に助かりました、ありがとうございます」というお言葉をいただきました。
報酬を得ているわけですので、分かりやすくお伝えするのは当たり前ですし、私が新人だろうと玄人だろうと先方には全く関係ないので、とにかく分からない事は調べてお相手が質問する内容に対して分かりやすく明確に答えるのは当然なのですが、報酬を貰っている上に、このように感謝の言葉をいただき大変嬉しく思いました。
行政書士って、こんなにやり甲斐があるのだなぁと実感する経験になりました。
行政書士という仕事をする上で、説明というのは当たり前のようにあるかと思います。
手続きの説明であったり制度の説明であったりと。
難しい言葉を並べて説明するのはカッコよく感じるますが(内容を知っている立場ならば)難しい言葉や内容を相手が分かりやすい言葉で、相手の理解の状況を見ながら相手が分かるように説明をする事はやはり大切だと思います。
私の事務所のHPは一応分かりやすい内容になるよう敢えて極力平易な言葉で書いているつもりです。
なので見方によっては素人の文章みたいになっているかとは思いますが…
私の考えの中に「自分の常識や当たり前は全てではない」というものがあります。
自分の中では当たり前であったり、常識だと思っていても、相手にとっては当たり前ではなく、常識でもないという事です。
なので、説明をする際には「これは誰でも知ってる事だからいちいち言わなくてもいいだろう」というような固定概念は一端置いて相手の立場に立って説明をするように気をつけています。
行政書士業務に限らず日常やカウンセリング業務でも同様です。
分かりやすくするために具体的な例を提示して説明するなど工夫をしたりしています。
とはいえ、誰にでも平易な言葉で説明すればいいというものでもなく、お相手に合わせて言葉を選んでいます。
専門知識がある方に平易な言葉で説明するのも逆に失礼にあたる場合もありますので。
では、お相手にどのような説明をするかをどうやって決めるかと言いますと…
最初にお相手に疑問に思っている事やお相手が何をしたいかについて伺い、その際のお相手の言葉などを観察して決めます。
お相手に合わせた言葉のチョイスをするというような形です。
私のやり方が正解とは言いませんが、少なからずこのような対応をしていた結果としてカウンセリング等のお仕事ではリピーター様になってくださり長いお付き合いとなるお客様が一定数いらっしゃるのは事実です。
行政書士として開業をする際には、実務の勉強や集客ばかりに目が行きがちになりますが、このようなコミュニュケーションについても勉強しておくと次の依頼に繋がりやすくなるのではないかなと思います。
私は行政書士はサービス業だと思っています。
お客様ありきのお仕事です。
新人のうちは時間もありますので、実務の勉強や営業・集客だけでなくいろいろな面の勉強をしていきたいですね。
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